HRVATSKA gospodarska komora, za koju se prije sedam godina, kada je izbila korupcijska afera njenog bivšeg predsjednika Nadana Vidoševića, mislilo da će biti ukinuta, prema prošlogodišnjim izmjenama Zakona o trgovačkim društvima dobila je nove izmišljene poslove pa će tako od sada čuvati dokumentaciju ugašenih tvrtki.

Zakonom propisano čuvanje dokumentacije u Hrvatskoj gospodarskoj komori

Nakon što poduzetnik ugasi tvrtku, što će s obzirom na poslovno okruženje sve češće biti slučaj, poslovne knjige i dokumentaciju mora predati na čuvanje Hrvatskoj gospodarskoj komori, propisano je člankom 127. Zakona o trgovačkim društvima.

“Poslovne knjige i dokumentaciju društva likvidatori će predati na čuvanje Hrvatskoj gospodarskoj komori. Hrvatska gospodarska komora dužna je zaprimljene isprave čuvati i postupati s njima u skladu s pravilima kojima se uređuje postupanje s arhivskim gradivom i arhivama. Naknada za pohranu i čuvanje poslovnih knjiga i dokumentacije društva podmiruje se na teret društva prije njegova brisanja, u iznosu koji pravilnikom odredi ministar nadležan za poslove pravosuđa.”

Iako je i do sada, naravno, postojala obveza čuvanja određene dokumentacije nakon gašenja tvrtke, računovođe je iznenadilo da će to od sada raditi Hrvatska gospodarska komora. Čuvanje, barem za dokumentaciju u fizičkom obliku, nije besplatno, što poskupljuje zatvaranje tvrtke, a to ni do sada nije bio brz ni jeftin postupak.

Cijena čuvanja dokumentacije 25 kuna s PDV-om po dužnom metru

Sredinom siječnja ove godine donesen je pravilnik koji sadrži i cjenik pohrane dokumentacije te način naplate. Navedeno je da cijena čuvanja iznosi 20 kuna bez PDV-a po dužnom metru dokumentacije.

Vesna Varšava iz Inicijative profesionalnih računovođa Hrvatske kaže da je njima nejasno kako će se to točno mjeriti, a i da bi moglo doći do vrlo visokih troškova koji onda poskupljuju proces zatvaranja firme.

“Prema navedenom cjeniku, pohrana dokumentacije po dužnom metru mjesečno iznosi 25 kn s PDV-om. Nejasno je kako će se mjeriti taj metar ako uzmemo naprimjer registrator jer mjera može biti bitno različita ovisno kako se registrator okrene, zatim je li minimalno metar dužni kod obračuna ili može biti i pola metra?

Pravilnik propisuje da se za dokumentaciju koja se čuva trajno (obračuni plaća, godišnji financijski izvještaji) plaća 10 godina pohrane - što bi značilo 3000 kn za metar dužni.

Za ostalu dokumentaciju propisano je čuvanje 11 godina, što bi značilo da poslovne knjige zadnje godine treba čuvati 11 godina, prethodnu godinu 10 godina itd.

Uzmemo li za primjer mikro firmu staru 5 godina koja u šestoj godini pokrene likvidaciju i da prosječno ima 4 registratora godišnje, tj. dva metra dužna, od čega je metar dokumentacije koja se čuva trajno, dolazimo do iznosa od 28.500 kuna.

Osim same pohrane, navedene su i cijene stručne i tehničke pomoći, arhivističko sređivanje gradiva, izrađivanje popisa i roka čuvanja, kao i skeniranje i izrada digitalnog zapisa, a nigdje nije definirano što je osim same pohrane dokumentacije obvezno i u kojim slučajevima. Tako ispada da je sada vrlo jeftino i brzo zatvoriti firmu, ali je skupo predati poslovne knjige na čuvanje, što je apsurd”, kaže Varšava.

Ipak, člankom 3. Pravilnika propisano je da se dokumentarno gradivo u digitalnom obliku pohranjuje i čuva bez naknade pa bi oni koji sami digitaliziraju dokumentaciju tako mogli izbjeći ogromne troškove.

HGK: Cilj je da se dokumentacija pohranjuje u digitalnom obliku

Upitali smo HGK ima li potrebne kapacitete za čuvanje dokumentacije svih ugašenih tvrtki te hoće li zbog toga zapošljavati nove ljude. 

“Sukladno svakodnevnom nastojanjima Hrvatske gospodarske komore da svojim članicama pruži potporu u uvođenju digitalne tehnologije te učinjenih brojnih edukacija vezano za digitalizaciju procesa u tvrtkama, u obavljanju poslova pohrane i čuvanja dokumentacije primarna inicijativa ići će u smjeru da se zaprimljena dokumentacija pohranjuje u digitalnom obliku.

Za potrebe pohrane dokumentacije nisu planirana nova zapošljavanja, već će poslove obavljati postojeći djelatnici HGK, preraspodjelom radnih obveza i ljudskih resursa, što će omogućiti uvođenje e-usluga u sklopu projekta Digitalna komora”, stoji u odgovoru HGK.